CAPD

COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS - CPAD

Art.7º.  Os membros da CPAD serão designados pelo Magnífico Reitor conforme determina o Decreto Federal nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002, e tendo suas atribuições e competências regidas pelo Regimento Interno do Arquivo Central.

Art.8º.  A CPAD será composta pelos seguintes membros:

I - o Diretor do Arquivo Central, que será seu Presidente;

II - o Secretário do Arquivo Central, que será seu Secretário Executivo;

III - o responsável pela Coordenadoria de Gestão Documental do Arquivo Central;

IV - o responsável pela Coordenadoria de Arquivos Permanente;

V -  um historiador indicado pelo Instituto de Filosofia e Ciências Humanas

VI - um representante da área jurídica da UFPA;

VII - outros  profissionais que possam colaborar com as atividades da Comissão.

§1º - A CPAD poderá convocar, quando necessário, Diretor ou servidor da unidade e/ou Órgão, ao qual o acervo documental a ser avaliado, for vinculado e, profissional da Instituição ligado ao campo do conhecimento de que trata a documentação a ser avaliada.

§2º - O mandato dos membros da CPAD será de 4 (quatro) anos, permitida a recondução

Art. 9º. À Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD), órgão do Sistema de Arquivos da UFPA,  compete:

I – orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada na UFPA, tendo em vista a identificação dos documentos para guarda permanente e a eliminação dos destituídos de valor;

II – estabelecer políticas de difusão e acesso às informações contidas no acervo do Arquivo Central, resguardando os documentos que requeiram sigilo e restrições;

III – normalizar a incorporação de acervos  de pessoas físicas e jurídicas de direito privado, considerados de interesse para a Universidade;

§1º Os documentos relativos às atividades - meio serão analisados, avaliados e selecionados pela CPAD da UFPA e das unidades geradoras dos arquivos, obedecendo aos prazos estabelecidos em tabela de temporalidade e destinação expedida pelo Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ

§2º Os documentos relativos às atividades - meio não constantes da tabela referida no § 1º serão submetidos à CPAD da UFPA e das unidades geradoras dos arquivos, que estabelecerão os prazos de guarda e destinação daí decorrentes, a serem aprovados pelo Arquivo Nacional.

§3º Os documentos relativos às atividades-fim serão avaliados e selecionados pelos órgão ou unidades geradores dos arquivos, em conformidade com a tabela de temporalidade e destinação expedida pelo CONARQ.

Art.10 A CPAD, para consubstanciar os resultados de seus trabalhos, deverá:

I - estabelecer critérios de avaliação da documentação produzida e recebida, acumulada pelas Unidades/Órgãos e Campi avançados da UFPA;

II - estabelecer política de mudança de suporte, (microfilmagem, digitalização), da informação/imagem;

III - transcrever em atas os trabalhos da Comissão;

IV - encaminhar à administração superior para prévio conhecimento, aprovação e publicação, às resoluções;

V - publicar resultados dos trabalhos realizados pela Comissão.

Parágrafo Único: Para que a tabela seja aplicada com êxito, será necessário promover o treinamento dos responsáveis pela execução das atividades arquivísticas do órgão. Estes serão encarregados de aplicar a tabela, bem como, analisar e propor atualizações da mesma,  visando o aprimoramento das atividades de avaliação.

Portaria nº 3444/2017 da UFPA