Histórico

A preocupação com o cenário arquivístico da UFPA, conforme evidenciados nos documentos que constam no Arquivo Central, iniciou em 1971, quando o Sub-Reitor de Ensino e Administração Acadêmica, Nelson de Figueiredo Ribeiro, apontou ao Reitor Aloysio da Costa Chaves a necessidade de se manter um sistema de arquivo onde estariam registradas as informações da vida acadêmica de cada aluno. Os documentos que comporiam o arquivo acadêmico seriam os documentos pessoais, os requerimentos de matrícula, o histórico escolar, entre outros documentos que registrassem o desempenho acadêmico.

O primeiro Projeto de Implantação do Sistema de Arquivo da UFPA data de 1978 e visava reformular o serviço arquivístico, estruturando-o de forma sistêmica sob coordenação de um Órgão Central, conforme representado na imagem abaixo.

Imagem 1 – Representação visual do sistema de arquivos apresentado no projeto de 1978.

Fonte: Projeto de Implantação do Sistema de Arquivos da UFPA, 1978.

Apesar do projeto ter apresentado uma proposta consistente, abordando problemas referentes à necessidade de espaço físico, pessoal qualificado, padronização de procedimentos para a produção, tramitação, uso e organização dos documentos, não há registros que evidenciem a continuidade desta iniciativa, assim como há ausência de documentos preliminares em que viriam resultar na elaboração do projeto. 

Já no ano de 1979, com o agravamento dos problemas enfrentados pela Serviço de Comunicações e Arquivo, setor responsável pelo serviço arquivístico da instituição, foi elaborado um novo projeto de “Reestruturação do Sistema de Arquivo” que visava a criação de uma Divisão de Documentação e Informação subordinada diretamente ao Gabinete do Reitor a fim de fortalecer o pelo serviço arquivístico e de correspondências. Porém, mais uma vez não foram identificados despachos e decisões sobre o projeto.

Três anos mais tarde, em 1982, o Pró-Reitor de Planejamento, no exercício da Reitoria, tendo conhecimento dos problemas enfrentados com o acúmulo documental no Gabinete da Reitoria e na Secretaria dos Órgãos Deliberativos Superiores (SEGE), solicitou o auxílio dos técnicos da Biblioteca Central para realizar um “Levantamento e Estudo para organização do Arquivo Geral da UFPA”. Porém, após visita da equipe da Coordenadoria de Bibliotecas Seccionais foi dada a negativa de atendimento à solicitação tendo em vista a especialidade do trabalho, o qual seria inerente à profissão de Arquivista, cujas as atribuições estão definidas na Lei nº 6.546, de 4 de julho de 1978.

Para preencher a lacuna de profissionais qualificados para o trabalho arquivístico, houve investimento para a qualificação das bibliotecárias Magali Renata Van Dijk Vergolino e Maria Suely Matias Palheta nos cursos de especialização em organização de arquivos, respectivamente, da Universidade de São Paulo (USP) e da Universidade Federal Fluminense (UFF), no ano de 1983. Após a conclusão dos cursos as servidoras deram início a um profundo diagnóstico arquivístico da instituição que resultou na apresentação do projeto “Sistema de Arquivos: Implantação e Implementação”, em 1985.

O referido projeto estava inserido no Programa Nova Universidade II e deu início apenas em 1986 após a aprovação do Convênio nº 88, celebrado com o Ministério da Educação (MEC). Durante a execução do projeto, ao longo de cerca de 2 anos, foram apresentadas propostas de estrutura organizacional para o órgão central do sistema, elaborados instrumentos técnicos de gestão de documentos para estruturar o sistema de arquivos: Códigos de Classificação e Tabelas de Temporalidades de Documentos; e o Sistema informatizado de Protocolo, Tramitação e Arquivamento (PTA); e o Código de Usuários; bem como foram realizadas diversas capacitações para os servidores que se configuravam como atores diretos do processo de gestão arquivística.

Após todo esse caminho traçado pela comissão do sistema de arquivos, foi aprovada por meio da Resolução 590, de 21 de dezembro de 1988, a criação do Sistema de Arquivos da UFPA e do Arquivo Central enquanto coordenador, e com as competências de planejar, normatizar, orientar e monitorar a Política Arquivística Institucional de modo a padronizar as ações e tarefas que eram executadas nos Arquivos Setoriais das unidades administrativas e acadêmicas, se pautando no rigor técnico dos procedimentos arquivísticos.

Imagem 2 – Estrutura organizacional do Arquivo Central, 1988.

Fonte: Regimento Interno do Arquivo Central, 1988

Com essa nova configuração o Arquivo Central passou a ocupar um lugar de nível tático dentro do planejamento institucional, reconhecido nacionalmente pela qualidade do trabalho realizado para a sua implantação e servindo como referência para outras instituições, como: Universidade Federal do Amazonas (UFAM); Universidade Federal do Mato Grosso do Sul (UFMS); Universidade Federal do Mato Grosso (UFMT). A chancela pela qualidade dos trabalhos pode ser verificada ainda em parecer assinado por Heloísa Liberalli Bellotto, coordenadora dos cursos de especialização em Organização de Arquivos da USP e da UFF, em que aponta o profundo alinhamento do trabalho com a prática e a teoria arquivística.

No ano de 2006, com a atualização do estatuto e do regimento geral da UFPA, o Arquivo Central passou a ser considerado um órgão suplementar diretamente subordinado ao Gabinete da Reitoria, ocupando um espaço de maior prestígio, visto que se tornou uma unidade autonomia de gestão. Essa alteração organizacional na estrutura do Arquivo Central evidenciou maior reconhecimento acerca da responsabilidade e importância das atividades, uma vez que o órgão foi investido de Cargo de Direção (CD4) ao ocupante do cargo de diretor(a), Funções Gratificadas (FG1) para os ocupantes das Coordenadorias de Gestão Documental, de Arquivos Permanentes, e a de Apoio Técnico

Um outro ponto importante da história do Arquivo Central foi a sua participação no grupo de trabalho que elaborou o projeto de Criação do Curso de Arquivologia da UFPA, aprovado em novembro de 2011. A colaboração da unidade foi de relevante importância na definição de um projeto pedagógico capaz de formar profissionais qualificados e preparados para enfrentar os problemas arquivísticos enfrentados pela região norte do Brasil, bem como de servir como laboratório das práticas arquivísticas no âmbito da gestão de documentos, da preservação e conservação, descrição e difusão, e informatização dos serviços arquivísticos.

Com o objetivo de modernizar e aprimorar a gestão institucional, a UFPA adquiriu o Sistema Integrado de Gestão, que é a reunião de vários subsistemas, entre eles: protocolo, contratos, recursos humanos, etc. Diante disso, em 23 de agosto de 2013 o sistema PTA foi desativado para o cadastramento de novos processos, passando a ser utilizado o Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos (SIPAC), o que exigiu a participação efetiva do Arquivo Central junto ao Centro de Tecnologia da Informação e Comunicação (CTIC) no processo de gestão de mudanças da cultura organizacional, oferecendo inúmeros treinamentos sobre o uso do novo sistema. Neste momento também o Arquivo Central passou a aplicar os instrumentos de gestão de documentos aprovados pelo Arquivo Nacional, que são atualizados sempre que há alguma nova orientação Instituição Arquivística Nacional.

Desde 2019, o Arquivo Central passou a coordenar a implantação do Processo Administrativo Eletrônico, na UFPA, visando atender às exigências do Decreto 8.539, de 8 de outubro de 2015. Com isso, o órgão tem ocupado um papel cada vez mais estratégico na instituição e que evidencia a importância do serviço arquivístico para o aprimoramento da gestão institucional.

Este último é um novo capítulo que estamos construindo no Arquivo Central, e que desejamos que seja de muitas conquistas.