Gestão de Documentos

Conforme estabelece o art. 23º, inciso III, da Constituição Federal (CF) de 1988, “é dever do poder público proteger os documentos, as obras e outros bens de valor histórico, artístico e cultural, os monumentos, as paisagens naturais notáveis e os sítios arqueológicos”. Ainda na CF de 1988, em seu artigo 216º, se estabelece que os objetos anteriormente mencionados fazem parte o patrimônio cultural brasileiro. Logo, merecem atenção da administração pública quanto ao gerenciamento.

No que tange a proteção dos documentos de valor histórico, para que ela seja possível é necessária a aplicação de técnicas baseadas em métodos teóricos da Arquivologia e da Gestão de Documentos (GD), que permitem a identificação dos valores documentais a partir dos interesses dos usuários, sendo eles: valor administrativo; e valor histórico. Além disso, é possível estabelecer procedimentos sistêmicos que possibilitem organizar o grande volume documental produzido no dia-a-dia das instituições visando à sua destinação final, seja ela a eliminação ou o recolhimento dos documentos de valor histórico/permanente.

A Lei 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que estabelece as diretrizes da Política Nacional de Arquivos, define a GD como “um conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente”. Logo, é indispensável que os órgãos da administração pública empreendam seus programas de GD visando a garantia de diretos sociais dos cidadãos.

A Gestão de Documentos na UFPA

Sendo uma entidade da administração pública federal, a UFPA deve observar às orientações técnicas e normativas emanadas pelo Arquivo Nacional e pelo Conselho Nacional de Arquivos, que são órgãos centrais da política arquivística nacional. Logo, os instrumentos de gestão aplicados na Universidade devem ser aprovados pelas referidas entidades.

A gestão desse Macroprocesso Organizacional é feita pela Coordenadoria de Gestão Documental, do Arquivo Central, que atua no assessoramento técnico, treinamento e supervisão das atividades realizadas nos arquivos setoriais das unidades administrativas e acadêmicas, bem como executa o tratamento técnico dos documentos em unidades que não possuem pessoal qualificado e capacitado para realização das tarefas.

As funções matriciais da GD são a Classificação e a Avaliação arquivística, que visam identificar e compreender a importância dos documentos a partir dos assuntos, atividades e funções aos quais estão relacionados, permitindo verificar a necessidade de tê-los por mais ou menos tempo sob custódia das unidades produtoras e se há necessidade de destiná-lo à guarda permanente ou se pode ser eliminado.

Instrumentos de Gestão de Documentos

Atualmente, os instrumentos de gestão aplicados na UFPA são os seguintes:

• Código de Classificação e Tabela de Destinação de Documentos do Poder Executivo Federal Atividade-Meio (aprovado pela Portaria AN nº 47, de 14 de fevereiro de 2020);
• Código de Classificação de Documentos das Instituições Federais de Ensino Superior Atividade-Fim, (aprovado pela Portaria AN nº 92, de 23 de setembro de 2011);
• Tabela de Temporalidade de Documentos das Instituições Federais de Ensino Superior Atividade-Fim, (aprovado pela Portaria AN nº 92, de 23 de setembro de 2011).

Para mais orientações sobre a Gestão de Documentos:

e-mail: cgdoc.ac@ufpa.br.