Processos da UFPA se tornarão 100% eletrônicos a partir de 3 de janeiro

Já tem data definida para que a tramitação de processos administrativos da Universidade Federal do Pará (UFPA) seja exclusivamente eletrônica. A partir do dia 3 de janeiro de 2022, todos os processos e documentos avulsos produzidos na Instituição deverão ser cadastrados no formato eletrônico, na Mesa Virtual do SIPAC. Esse é mais um passo da Universidade em direção à modernização de sistemas, que, desde a implantação do SIG-UFPA, visa à informatização das atividades com o auxílio dos subsistemas: SIPAC, SIGAA, SIGADMIN, SIGRH, entre outros.

Para facilitar essa transição, ao longo dos anos de 2020 e 2021, a Diretoria de Capacitação (Capacit) disponibilizou cerca de 1.200 vagas para o curso de capacitação sobre a operacionalização da Mesa Virtual do SIPAC para uso do processo eletrônico, elaborado pela Comissão de Implantação do Processo Administrativo Eletrônico (Cipae). No entanto “ainda serão necessárias novas ações de capacitação e treinamentos com as unidades administrativas e acadêmicas a fim de atualizar as habilidades sobre o uso da Mesa Virtual, principalmente para os casos em que forem necessárias atualizações do sistema SIPAC”, explica Cristian Costa, assessor do Arquivo Central.

O que é o PAE - Com o processo eletrônico, o cadastramento de processos e documentos deixará de ser feito pelo Protocolo Geral e passará a ser feito pelos próprios servidores da UFPA. A transformação dos processos para o formato eletrônico deverá ser realizada pelas unidades e poderá contar com o auxílio da Cipae a fim de compreender os fluxos dos processos e analisar a melhor forma de adequação para o trâmite eletrônico, observando as questões legais de restrição e o acesso às informações.

“É importante destacar que os processos que compõem o legado físico da UFPA continuarão tramitando neste formato, ressalvados os casos excepcionais em que a Administração Superior considere pertinente a digitalização dos autos para tramitação eletrônica. Pretende-se, desta forma, evitar a produção de um acervo híbrido que possa ocasionar problemas de duplicidade, perda de informações e inconsistência de dados”, afirma Suely Palheta, diretora do Arquivo Central da UFPA.

Usuários Externos – Com o avanço do PAE-UFPA, a interação dos usuários externos com a Instituição passa a ganhar uma nova forma, sendo possível que eles cadastrem seus perfis de usuários para realizar a assinatura de documentos eletrônicos no SIPAC.

A realização do cadastro como usuário externo implica a aceitação das normas que regulamentam o processo eletrônico, com fundamento na legislação pertinente, destacando-se o Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015, e admitindo como válida a assinatura eletrônica na modalidade cadastrada (logine senha), tendo como consequência a responsabilidade pelo uso indevido das ações efetuadas, as quais serão passíveis de apuração de responsabilidade civil, penal e administrativa.

Cristian orienta que “é importante que as unidades acadêmicas observem os docentes externos que já possuem cadastro no SIG. Nesses casos, não é necessário que eles realizem um novo cadastro como usuários externos, pois já possuem perfil de acesso ao sistema. É necessário apenas que a unidade entre em contato com o Protocolo Geral, via SAGITTA ou e-mail, para verificar se as permissões do docente já estão configuradas para interação com os documentos eletrônicos que são cadastrados no SIPAC”.

Para acessar o tutorial de cadastro de usuário externo, clique aqui.

Proteção de dados - Para dar mais segurança na produção dos processos e documentos eletrônicos, uma outra ação com que a Cipae tem se preocupado é o estabelecimento de uma governança que permita que a UFPA tenha segurança acerca do tratamento e gerenciamento das informações que passam a ser produzidas e compartilhadas de forma eletrônica, possibilitando a ampliação da política de transparência da administração pública e garantindo a segurança de dados pessoais e restritos contidos nos documentos.

Diante disso, membros da Cipae têm atuado na Comissão de Adequação à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), a fim de garantir mais esclarecimentos e condições para que os servidores saibam identificar casos, no dia a dia, em que devem atribuir restrição de acesso aos processos eletrônicos, impedindo o alcance público a eles.

“Por isso é primordial que a comunidade acadêmica docente e discente acompanhe as ações que têm sido realizadas pela Comissão de Adequação da UFPA à Lei Geral de Proteção de Dados, que visam orientar como identificar e atuar acerca dos casos em que devemos restringir um processo ou documento que produzimos no nosso cotidiano”, complementa Suely.

Informações importantes – As unidades que tiverem interesse em receber treinamento ou   as que ainda necessitarem de auxílio na definição dos procedimentos para implantação dos processos que estão sob sua gestão podem entrar em contato com o Arquivo Central pelo e-mail arquivocentral@ufpa.br.

O PAE conta com uma base de conhecimento em que estão disponibilizadas as orientações sobre o uso da Mesa Virtual do SIPAC, bem como as regras de acesso para os usuários externos. Para acessar, clique aqui.

Data de virada da chave: 3/1/2022

Texto e arte: Divulgação