AN aprova novos instrumentos técnicos de gestão de documentos das atividades-meio da administração pública federal

O Arquivo Nacional aprovou, por meio da Portaria AN nº 47, de 14 de fevereiro de 2020, o código de classificação e a tabela de temporalidade e destinação de documentos relativos a atividades-meio do Poder Executivo Federal. A iniciativa está compreendida no objetivo estratégico do órgão visando à atualização e aperfeiçoamento das atividades de gestão de documentos e arquivos na Administração Pública Federal.

Os instrumentos aprovados revisam as classes comuns a todos os órgãos e entidades da administração pública federal, em virtude das transformações ocorridas na máquina governamental. Esta versão revista e ampliada altera significativamente a versão aprovada pela Resolução nº 14, de 24 de outubro de 2001 e deverá ser aplicada a todos os órgãos e entidades do Poder Executivo Federal.

A portaria que instituiu a mudança foi elaborada em consonância com a revogação das resoluções do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ que dispunham sobre os antigos instrumentos de gestão de documentos, a saber: a Resolução n.º 14, de 24 de outubro de 2001, que aprovou a versão anterior do código e da tabela; a Resolução n.º 21, de 4 de agosto de 2004, que oferecia diretrizes para o uso da subclasse 080; e a Resolução n.º 35, de 11 de dezembro de 2012, que trazia pequenas alterações na versão aprovada pela Resolução n. 14/2001. O CONARQ substituirá tais resoluções por uma resolução com diretrizes para a elaboração de instrumentos de gestão de documentos.

A proposta de revisão manteve as subclasses da classe “000” (“Administração Geral”), que foram atualizadas e revisadas, com redução da imprecisão dos níveis de classificação, privilegiando-se as relações entre os documentos produzidos no decorrer das atividades das instituições. Por sua vez, a subclasse “080” (“Pessoal Militar”) não sofreu alterações de estrutura e formato.

Na nova versão, buscou-se atualizar e padronizar a nomenclatura dos descritores, de forma a atender às demandas por renovação, transparência e governabilidade que nortearam as mudanças na gestão pública nos últimos anos.

Para Neide De Sordi, Diretora-Geral do Arquivo Nacional, as novas diretrizes estabelecidas “se somam às demais iniciativas governamentais para sustentar a prática de uma administração pública moderna e eficiente”.

Os novos instrumentos serão disponibilizados no site do Arquivo Nacional e do Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos – Siga . Compete aos órgãos e entidades integrantes desse sistema estruturador da administração publica federal  aplicar o novo código e a nova tabela, bem como orientar suas unidades na aplicação desses instrumentos de gestão documental.

Os instrumentos de gestão de documentos precisam ser complementados com a elaboração de códigos de classificação e de tabelas de temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativos às atividades finalísticas dos órgãos e entidades, que devem ser aprovados pelo AN, conforme definido no art. 10 do Decreto n.º 10.148, de 2019.