A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos

Comissão Permanente de Avaliação de Documentos

A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da Universidade Federal do Pará (CPAD), instituída  através da Portaria n^o 2475 de 16 de agosto de 2007,   com competência  para orientar  e proceder á análise, avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada  no âmbito da UFPA, tendo em vista  a identificação dos documentos para guarda permanente  e a eliminação  dos destituídos de valor, conforme prevê o art. 18, do decreto n^o 4.073 de 3 de janeiro de 2002.

Integram a CPAD:

 -   O Diretor do Arquivo Central, que será seu Presidente;
 -   O Secretário do Arquivo Central, que será seu Secretário Executivo;
 -   O responsável pela Coordenadoria de Gestão Documental do Arquivo Central;
 -   O responsável pela Coordenadoria de Arquivos Permanente;
 -   Um  historiador indicado pelo Instituto de Filosofia e Ciências Humanas
 -   Um representante da área jurídica da UFPA;
 -   Outros   profissionais que possam colaborar com as atividades da Comissão.

Regimento da CPAD

Composição atual da CPAD

Eliminação de Documentos

Art.7º.  Os membros da CPAD serão designados pelo Magnífico Reitor conforme determina o Decreto Federal nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002, e tendo suas atribuições e competências regidas pelo Regimento Interno do Arquivo Central.

Art.8º.  A CPAD será composta pelos seguintes membros:

I - o Diretor do Arquivo Central, que será seu Presidente;
II - o Secretário do Arquivo Central, que será seu Secretário Executivo;
III - o responsável pela Coordenadoria de Gestão Documental do Arquivo Central;
IV- o responsável pela Coordenadoria de Arquivos Permanente;
V-  um historiador indicado pelo Instituto de Filosofia e Ciências Humanas
VI- um representante da área jurídica da UFPA;
VII- outros  profissionais que possam colaborar com as atividades da Comissão.

§ 1o-A CPAD poderá convocar, quando necessário, Diretor ou servidor da unidade e/ou Órgão, ao qual o acervo documental a ser avaliado, for vinculado e, profissional da Instituição ligado ao campo do conhecimento de que trata a documentação a ser avaliada.

§ 2o-O mandato dos membros da CPAD será de 4 (quatro) anos, permitida a recondução

Art. 9º. À Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD), órgão do Sistema de Arquivos da UFPA,  compete:

I – orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada na UFPA, tendo em vista a identificação dos documentos para guarda permanente e a eliminação dos destituídos de valor;
II – estabelecer políticas de difusão e acesso às informações contidas no acervo do Arquivo Central, resguardando os documentos que requeiram sigilo e restrições;
III – normalizar a incorporação de acervos  de pessoas físicas e jurídicas de direito privado, considerados de interesse para a Universidade;

§ 1º Os documentos relativos às atividades - meio serão analisados, avaliados e selecionados pela CPAD da UFPA e das unidades geradoras dos arquivos, obedecendo aos prazos estabelecidos em tabela de temporalidade e destinação expedida pelo Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ.

§  2º Os documentos relativos às atividades - meio não constantes da tabela referida no § 1º serão submetidos à CPAD da UFPA e das unidades geradoras dos arquivos, que estabelecerão os prazos de guarda e destinação daí decorrentes, a serem aprovados pelo Arquivo Nacional.

§    3º    Os documentos relativos às atividades-fim serão avaliados e selecionados pelos órgão ou unidades geradores dos arquivos, em conformidade com a tabela de temporalidade e destinação expedida pelo CONARQ.

Art.10 A CPAD, para consubstanciar os resultados de seus trabalhos, deverá:

I -estabelecer critérios de avaliação da documentação produzida e recebida, acumulada pelas Unidades/Órgãos e Campi avançados da UFPA;
II- estabelecer política de mudança de suporte, (microfilmagem, digitalização), da informação/imagem;
III-   transcrever em atas os trabalhos da Comissão;
IV - encaminhar à administração superior para prévio conhecimento, aprovação e publicação, às resoluções;
V-publicar resultados dos trabalhos realizados pela Comissão.

Parágrafo Único: Para que a tabela seja aplicada com êxito, será necessário promover o treinamento dos responsáveis pela execução das atividades arquivísticas do órgão. Estes serão encarregados de aplicar a tabela, bem como, analisar e propor atualizações da mesma,  visando o aprimoramento das atividades de avaliação.