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Tratamento Documental - Arquivos Setoriais

Publicado: Quinta, 24 de Agosto de 2017, 19h28 | Última atualização em Quinta, 20 de Agosto de 2020, 18h41 | Acessos: 8853

É de responsabilidade das unidades produtoras dos documentos, disponibilizarem permanentemente pessoal/técnico, espaço adequado para tratamento, materiais e equipamentos, para a organização e guarda da sua produção documental.

Os documentos produzidos e recebidos pelas diversas unidades da UFPA deverão ser classificados e arquivados  de acordo com os instrumentos arquivísticos:

1 - Código de classificação e tabela de temporalidade e destinação de documentos relativos às atividades-meio do Poder Executivo Federal

2 - Código de Classificação  e  Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às atividades-fim das IFES,  conforme portaria MEC  nº 1261 de 23 de dezembro de 2013, que dispõe sobre a obrigatoriedade de uso desses instrumentos.

Observar atentamente os prazos de guarda dos documentos produzidos e acumulados de acordo com suas fases: Arquivos Corrente, Intermediário e Permanente. Conforme “Classificação, Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-Meio da Administração Pública”, Resolução nº.14 de 24 de outubro de 2001. 

Os documentos de fases intermediária e permanente, deverão estar identificados conforme orientação específica, para transferência e/ou recolhimento.

Expirado o prazo de guarda dos documentos no Arquivo Setorial, proceder a eliminação, transferência e/ou recolhimento, mediante orientação do Arquivo Central. Sendo a transferência, de responsabilidade da unidade produtora (agendamento, acompanhamento, transporte e carregadores).

Os documentos autuados/Processos com prazos prescritos, deverão ser transferidos para o Arquivo Central, separados por assunto/ano, para baixa nos sistemas (SIPAC/PTA). 

 

Materiais Básicos para Execução de Trabalhos Arquivísticos



 

CAIXA ARQUIVOCaixa aquivo em papelão duplex, confeccionada com cartão tipo microondulado rígido de 3mm de espessura, miolo duro, com duplo revestimento em cartão kraft, com gramatura de 250g, sem impressão nenhuma (lisa), "sem trimbre nenhum", com as seguintes dimensões: 37cm de profundidade (comprimento), 25cm de altura e 14cm de largura (37x25x14). Somente com furos nas laterais para ventilação. Aquisição via Agenda de Compras da UFPA. Modelo clique aqui.



 

ESTANTE DE AÇO: Cor cinza padrão ou martelado e tintura com tratamento anti-ferruginoso, medindo 1,92cm de altura, 90cm  largura e 40cm de profundidade, com perfurações de 0,05m para regulagem das prateleiras, cada módulo com 7 prateleiras de aço - chapa dupla, de reforço formato em “X” lateral e fundo e tiras metálicas interligando os módulos, com reforço para carga nas bandejas. Modelo clique aqui









ARQUIVO DESLIZANTE: em chapa de aço, prateleiras reforçadas para suportar até 150kg, paredes laterais e internas confeccionadas com múltiplos vincos (dobras), formando um bloco inteiriço totalmente blindado que evite a passagem dos objetos entre as faces. Regulagem dos componentes, sem utilização dos componentes. Bases deslizantes, reforçadas com rodas, eixo e mancais de aço maciço, e rolamentos blindados. Mecanismos com dupla transmissão. Portas que possam ser instaladas em qualquer posição do conjunto. Trilhos e plataforma que não danifique o piso e evitem acidentes. Dispositivos de segurança: trava individual, trava anti-tombamento, trava entre módulos, fechadura. Dispositivos de segurança que proteja a documentação contra fogo, água, roubos e queda. Acabamentos: frisos de vedação com blindagem entre os módulos (com frisos de metal ou borracha), com amortecedores que eliminam atritos e impactos da movimentação. Sistema de manutenção pelo painel frontal. Porta-etiqueta. Manípulos. Pintura com tratamento anti-ferruginoso.
 




ARQUIVO DE AÇO: chapa dupla, com estrutura interna reforçada, em chapa 16 (1,5m), e corpo em chapa 22 (0,75m), com 4 gavetas correndo sobre carrinho telescópico com 08 rolamentos. Profundidade dos arquivos: 71cm, tintura com tratamento anti-ferruginoso, cor – cinza martelado, com puxadores, fechaduras e porta etiquetas.



FICHÁRIO DE AÇO: chapa dupla, com estrutura interna reforçada, em chapa 16 (1,5m), e corpo em chapa 22 (0,75m), com 7 gavetas duplas, correndo sobre carrinho telescópico com 08 rolamentos, para fichas de 12x19cm, com puxadores, fechaduras e porta etiquetas.





MAPOTECA DE AÇO: chapa dupla, com estrutura interna reforçada, em chapa 16 (1,5m), e corpo em chapa 22 (0,75m), com puxadores, fechadura e porta etiqueta, cor – cinza martelado e tintura com tratamento anti-ferruginoso, dimensões: de 70cm a 129cm de altura (de 5 a 10 gavetas correndo sobre carrinho telescópico) x 120cm de largura e
81cm de profundidade.


ARMÁRIO DE AÇO: para guardar material, cor – cinza martelado e tintura com tratamento anti-ferruginoso.




MESA DE HIGIENIZAÇÃO: Utilizadas para recolher as sujidades de livros, documentos, fotografias, obras de arte, etc. Possuem filtro não convencional, pois utilizam água como elemento filtrante, oferecendo mais segurança ao operador e ao ambiente. Possuem altura regulável permitindo trabalhar sentado ou em pé;
PASTA: para arquivamento de documentos , em papel AP- 180 gramas, com vinco de 3,05 cm na lombada – Modelo clique aqui
GRAMPO TRILHO DE  PLÁSTICO: Branco ou transparente , regulável , com capacidade de arquivamento para até 200 folhas. Modelo clique aqui
ETIQUETAS PARA CAIXA ARQUIVO: em papel AP-180 gramas, medidas 13cm de largura x 16 cm de altura-bloco com 50 folhas. Modelo clique aqui
PAPEL ALMAÇO SEM PAUTA: tamanho A4 – caderno com 50 folhas, cor branca. Modelo clique aqui
PAPEL 100% KRAFT: Em bobina pardo com 60cm de largura, 80g e diâmetro de 22cm. Modelo clique aqui
BORRACHA: Branca e macia. Modelo clique aqui
CADARÇO: Chato, cor branca 100% algodão peça com 100 metros. Modelo clique aqui
LÁPIS: Preto 2B macio, (Preto 6B para tratamento documental).
FLANELA: Em algodão macio, na cor branca. Modelo clique aqui
TRINCHA/PINCEL: Achatado 21/2  e 63,5mm, em cerdas naturais. Modelo clique aqui
LUVAS: luvas em látex para procedimentos ambidestra, caixa com 100 unidades/P/M/G. Modelo clique aqui


MÁSCARA: Máscara cirúrgica descartável, retangular cor branca com elástico, caixa com 50 unidades. Modelo clique aqui
JALECO: Com mangas compridas e punho, na Cor branca. Modelo clique aqui
DESUMIDIFICADOR DE AR: Com capacidade adequada para o tamanho do ambiente.


ESTERILIZADOR DE AR: Com câmara superaquecida/alta temperatura e sistema de aspiração. Para esterilização em alta temperatura e tempo curto/HTST.
CONDICIONADOR DE AR: Com capacidade adequada para o tamanho do ambiente.

 

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