Novos processos administrativos passam a tramitar somente de forma digital a partir deste mês

Em continuidade ao trabalho de implantação gradual do Processo Administrativo Eletrônico da UFPA (PAE), iniciado em outubro de 2019, a partir deste mês, janeiro de 2021, outros processos também passarão a ser tramitados de forma exclusivamente eletrônica, por meio do Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos (SIPAC). 

Na lista de processos a serem implantados em janeiro, estão: Prorrogação de Contrato de Professor por Tempo Determinado; Cessão e Requisição de servidores; Redistribuição de servidores; Gratificação por Encargo de Curso ou Concurso para Atividades de Instrutoria; Estágio Probatório; Substituição de servidores investidos em cargo ou função de chefia; Progressão por Capacitação Profissional; Incentivo à Qualificação e Designação/Dispensa de função gratificada. As datas em que cada um deixará de tramitar no formato físico e passará a tramitar somente de forma eletrônica podem ser consultadas no cronograma disponível aqui. 

"Ao longo deste ano, serão incluídos gradualmente diversos processos. Essa modernização trará muitos benefícios. A partir dela, o servidor passará a fazer a solicitação de modo mais prático e ainda acompanhará todos os trâmites e despachos do seu processo de forma mais segura, evitando possíveis extravios e/ou danificação dos documentos. Outra vantagem do novo sistema é a redução da pressão por espaço físico para arquivar os processos”, pontua Raimundo Almeida, pró-reitor de Desenvolvimento e Gestão de Pessoal.

A informatização dos processos é uma modernização importante, que permite que os documentos tramitem de modo mais ágil, prático e seguro. Este avanço ainda auxilia na redução de custos com material de consumo, como papel, toner, malote etc., já que dispensa a necessidade de impressão.

A responsabilidade pela implantação desta mudança é da Comissão de Implantação do Processo Administrativo Eletrônico, investida por meio da Portaria n° 4.653/2019 e alterada pelas Portarias n° 1.193/2020 e n° 127/2021. Atualmente, a comissão é presidida pela servidora Maria Suely Matias Palheta, Diretora do Arquivo Central, e composta por mais 17 servidores das seguintes unidades: Arquivo Central, Pró-Reitoria de Desenvolvimento e Gestão de Pessoal, Centro de Tecnologia da Informação e Comunicação, Pró-Reitoria de Planejamento e Desenvolvimento Institucional e Assessoria de Comunicação Institucional.

Processos implantados - Além dos processos que serão implantados em janeiro, outros já estão funcionando de forma eletrônica, são eles: Aceleração da Promoção; Progressão Funcional Docente; Progressão por Mérito – TAE; Reconhecimento de Saberes e Competências (RSC); e Retribuição por Titulação. Estes, por sua vez, também deixarão de ter sua abertura solicitada via Sagitta a partir de fevereiro, devendo ser incluídos diretamente pelo servidor no SIPAC, conforme Tutorial de Cadastramento de Processo Administrativo Eletrônico - SIPAC.

Para solicitar a abertura do processo eletrônico, o servidor deve efetuar login no SIPAC, selecionar a opção “Mesa Virtual” e seguir as demais etapas descritas no Tutorial de Cadastramento de Processo Administrativo Eletrônico - SIPAC. A documentação para a instrução do processo deve estar em formato PDF e ser digitalizada em arquivos independentes.

Os tutoriais para a operacionalização da Mesa Virtual do SIPAC e os Guias de Instrução Processual referentes a cada processo estarão disponíveis no site do PAE, no menu “Tutoriais”. Informações a respeito de como instruir alguns dos processos também podem ser consultadas no Manual do Servidor, disponível no site da Progep. Outras informações pelo telefone (91) 3201-7551 e/ou e-mail protocologeral@ufpa.br.

Texto e arte: Assessoria Progep