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Gestão de Documentos

Publicado: Quinta, 14 de Dezembro de 2017, 18h42 | Última atualização em Quarta, 06 de Fevereiro de 2019, 18h55 | Acessos: 827

         A gestão de documentos consiste em “ um conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. (Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991).

       A gestão de documentos arquivísticos é um procedimento fundamental na vida de uma Instituição. É essencial para a tomada de decisão- como fontes de prova, garantias e direitos, para a preservação da história e da cultura da Instituição e  para  a promoção do acesso à informação pública a quem necessite.

       No ano de  1988, com a instituição do Sistema de Arquivos, foi implantado o Sistema informatizado de Protocolo, Tramitação e Arquivamento ( PTA), dando início a gestão  de documentos  na Universidade Federal do Pará.  

      Desde 1996, aplicamos O Código de Classificação, Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às Atividades – Meio da Administração Pública do Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ promovendo desta forma, uma reorganização da massa documental acumulada.

       Com a aprovação do Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às Atividades- Fim das Instituições Federais de Ensino Superior (IFES) pela Portaria nº 092, de 23 de setembro de  2011, do Arquivo Nacional, o Sistema de Arquivos da UFPA dá mais um avanço no que diz respeito a organização dos documentos de arquivo e o acesso às informações, contribuindo dessa forma para o desenvolvimento de programas de gestão de documentos, o que garantirá o suporte às decisões político- administrativas e o direito dos cidadãos.  

       A partir de então, tendo em vista que o Sistema de Protocolo, Tramitação e Arquivamento (PTA),   já não vinha mais atendendo as  necessidades   da  Instituição. A Administração Superior resolveu investir em um sistema  que contemplasse as  necessidades no que diz respeito a Gestão de Documentos, sendo implantado o Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos – SIPAC - Módulo Protocolo, em 26 de agosto de 2013.

      Após definição do sistema, os técnicos do Arquivo Central  alimentaram  o Banco de Dados do SIPAC-Módulo Protocolo, incluindo os instrumentos: Classificação, Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo  relativos às  atividades Meio da Administração Pública; e, Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos as  Atividades-Fim das  Instituições Federais de Ensino Superior (IFES).

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